整理整頓する意味を知りたいですか?
誰しも整理整頓しようと考えていても、なかなか習慣化できないのが実情でしょう。
しかし整理整頓のメリットを明確にすることで、習慣化するのに役立ちます。
整理整頓することで、どのようなメリット・デメリットがあるのかを説明します。
情報整理を仕事に活かしたいビジネスパーソンは必見です。
整理整頓
整理整頓とは、どのような意味や効果を持つのかについて説明します。
整理整頓をする意味
整理整頓をする意味を説明します。
それは情報を整理することによって、いつでも必要な情報を使いやすくするために整理整頓をするのです。
例えば世の中に情報はいくらでも溢れています。
無料で手に入る情報には大した価値がありません。
一方で有料の情報には高い価値があります。
そのため、あなたは無料ではなく有料の情報にさらされる必要があります。
なぜならば無料の情報ばかりさらされていると、情報弱者となって勉強でも仕事でも成果を出せなくなってしまう可能性が上がるからです。
例えばジャンクフードを食べていれば、いつかは健康害してしまうのと同様に、無料の情報ばかりに触れていると、何らかの形で日常生活で問題が発生する可能性が高まります。
例えば失業してしまったり、人間関係がうまくいかなかったり、家庭環境で問題が発生したりするなど、さまざまなリスク発生の可能性が上がるでしょう。
そのため価値の高い情報を得るために、情報整理をする必要があります。
あなたが情報を整理整頓できているかどうかは、あなたのパソコンの中や部屋の中を眺めて見れば分かるはずです。
情報が整理されていれば、必要な情報を瞬時に見つけ出すことができます。
しかし、情報が整理されていないと、情報を探すためだけに莫大な時間を費やさねばなりません。
そのため、整理整頓することによって、あなたにとって何が必要な情報なのかを明確にすることができます。
整理整頓はなぜ必要なのか
整理整頓はなぜ必要なのかを説明します。
整理整頓が必要な理由が、いまいちわからないという人がたくさんいます。
整理整頓することによって、気持ちよく生活することができるだけではありません。
整理整頓を行うことによって効率的に作業をこなすことができたり、精神的に安定する効果もあるのです。
例えば物が散らばった部屋に住んでいると、精神面でも悪影響を及ぼしかねません。
散らばったものの中に何かしら重要なものがあるのであれば、それを破棄してしまうことによって、大きな問題に繋がってしまいかねません。
そのため捨てることができずに、いらないものをたくさん部屋の中にしまい込んでしまうようになります。
しかし、必要最低限のものに絞り込んで断捨離した方が、重要なものを多くの頻度で使うことができるようになるので、実はその方があなたにとってプラスになるはずです。
整理整頓しなければ必要なものが分からなくなってしまうので、自分がどこに労力を割けばいいのかも曖昧になります。
その結果どっちつかずになってしまい、結局は全てにおいて中途半端な成果しか残せなくなるのです。
だから整理整頓をすることによって、精神的にもビジネス上の成果にも繋がるので徹底するべきなのです。
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整理整頓が苦手な人
整理整頓が苦手な人は、仕事ができない人が多いと思われます。
なぜならば、仕事というのは情報整理をする作業であり、情報整理することによって顧客にとってのメリットを提供することができるからです。
昭和の頃の大量消費の時代と違って、現代は高い品質のものを最小限消失する時代です。
そのため、今こそは情報に価値がある時代と言っても過言でありません。
整理整頓が苦手な人は、情報整理することができないため、自分にとって何が重要な情報なのかに気付くことができずに、見過ごしてしまう可能性が高まります。
例えば新聞を閲覧していて、優良な情報を多く持っている人は、新聞からさまざまな気づきを得られます。
政府の方針や裁判での判決において、どのような傾向が見られるのかなどと、何らかの気づきを得ることができます。
一方で有料の情報を持っていない人は、新聞を眺めているだけで、そこから得られる気づきもたかが知れています。
つまり、整理整頓がされている人は世の中の動きに敏感に気づくことができ、自分を変えていくことができる能力を身につけているのです。
そのため整理することに苦手意識を持つのではなく、整理することが得意になるためにはどのような工夫をすればいいのかを日々考えるべきです。
優良な情報に触れ、意識付けをすることによって整理上手に近づくはずです。
整理整頓の重要性
整理整頓の重要性について説明します。
何かの目的を持って作業をするのであれば、まずは整理整頓から始めるべきです。
なぜならば、何から取り掛かるべきかを明確にしなければ、膨大な作業を完了させることは難しいからです。
もし誤った選択肢を選んでしまった場合に労力が無駄になってしまうばかりか、逆にマイナスの影響を与えることになってしまうことも、時としてあります。
そのため整理整頓をまず行うことによって、何が今自分にとってプラスになるのかを明確にする必要があります。
例えば仕事で顧客に資料説明する際に、あれもこれもと情報を盛り込みすぎると、顧客が何を理解すればいいのかわからなくなってしまいます。
そして結局は何も理解せずに、プレゼンテーションが終わってしまいます。
そうではなく、最終的に伝えたいことを一つか二つに絞ることで情報を明確にし、その情報だけを理解して欲しいという風にコンパクトにプレゼンテーションをしましょう。
そうすることによって顧客は、何を一番理解する気なのかを明確にすることができるので、理解が深まり、購入の意思決定をしてくれる可能性が高まるはずです。
整理整頓するメリット
整理整頓するメリットに、気がついていない人がたくさんいます。
整理整頓することによって仕事がうまくいくばかりではなく、プライベートも充実します。
なぜならば、探し物する時間を省くことができるので、プライベートに全力で集中することができるからです。
もし情報が整理されていなければ、休日に何をすればいいのかが曖昧になってしまう可能性があります。
例えば
- 婚活もしたいし、
- 友達とも遊びたい、
- ゲームもやりたい、
- しかし仕事も勉強もしなければいけない
などと何から何までやりたいことずくめで情報を整理していないと、優先順位をつけることがきません。
そして結局は何もせずに、足踏みして終わってしまうことになります。
このように何をするべきかが明確になっていない人は、整理することができていないことの証拠です。
整理整頓することによって、今何をするべきかを明確にすることができるというのが、整理整頓する最大のメリットと言えます。
整理整頓のデメリット
整理整頓のデメリットについて説明します。
整理整頓がマイナスに作用してしまう場面というのは、あまりに細かく整理整頓しようとしすぎる場面によく見られます。
例えば部屋を常に綺麗に保っていなければいけないと思い込んでしまい、少しでも汚れたら掃除をするなどしていたら非効率になってしまう可能性があります。
そのため、ある程度部屋が汚れたら掃除をするなどという一定のルールを設けることによって、過剰な整理整頓を避けることができるでしょう。
もちろん整理整頓することによって、何が自分にとって重要なものなのかを明確にすることができます。
しかし整理整頓に時間をかけすぎることによって、問題への対処が遅れてしまったりします。
そのため整理整頓はほどほどにしつつ、一定の間隔を保って繰り返し長期で取り組むことによって、大きな成果を上げることができます。
例えば週に1度部屋を掃除するというのは、問題はありません。
しかし週に7日間も部屋を掃除していたら、掃除ばかりしていて他の作業がおろそかになってしまう可能性もあります。
まずは自分にとって何が必要なのかを明確にすることが目的なので、整理整頓する行為自体をゴールにしないように心がけましょう。
整理整頓のやり方
整理整頓のやり方は簡単です。
自分の努力や根性で整理しようと考えないことです。
例えば、ツールを使いこなすことによって整理整頓をより効率的に行うことができます。
例えばパソコンを使うのであれば、専用のソフトを導入するべきです。
例えば、Evernoteを活用したり、1Passwordを活用することによって情報を整理することができます。
Evernoteを使うことによって、すぐに検索することができるし、写真で文章を保存すれば後に文字認識を行なってくれ、検索対象にすることも可能です。
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Evernoteの使い方について、詳細はこちらの記事をご覧下さい。
また1Passwordについては、パスワードが多すぎて整理しきれない、などという人がたくさんいると思われます。
昔と今では扱う情報の重要度が高まってきているので、個人情報が流出することによるペナルティがより大きいです。
そのためビジネスパーソンであれば1Passwordを使いこなすことにより、情報を安全に整理することができます。
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具体的な1Passwordの使い方について、こちらの記事で詳しく説明していますのでご参照ください。
整理整頓はどこから始めるべきか
整理整頓するべきであることは理解しているが、どこから始めていいのかは分からないという人がいます。
その様な人は小さなゴールを毎日掲げることによって1歩前に進むことができます。
例えば当初から大掃除をして、一発で解決しようとしないことです。
掃除することを小さな習慣として、毎日出来るちょっとした目標を掲げます。
その目標は手帳やスケジュール帳に記入し、掃除をしなければいけないとふと思い出す位がちょうどいいです。
どこから始めるべきかというのは、できるだけ小さなことから始めるべきであり、大きなことから始めると、つまずいてしまう可能性が高まります。
また、仕事で整理整頓するよりも、プライベートで整理整頓することからはじめてみましょう。
なぜならプライベートの方が、精神的にゆとりを持って取り組めるはずだからです。
難易度が低いことから始めることによって、着実に頭整理整頓の習慣が身につき、大きな成果につなげる可能性が高まります。
整理整頓の事例
整理整頓することで、事業で成功した事例を説明します。
世界的に整理整頓をする企業というのは、GoogleやAmazonなどの大手IT企業です。
彼らは情報を整理し尽くすことによって、顧客にとってのメリットを提供しています。
例えばGoogleは必要な情報を統計的に見積もって、顧客が何を求めているのかを瞬時に判断することができます。
また、Amazonは顧客が閲覧した情報に基づいて、どのような商品を購入する可能性が高いのかを推測し、顧客に商品を提案することができるのです。
その結果、顧客は人に勧めてもらうよりも、AIに勧めてもらった方が購入する可能性が高まるという現象まで現れるのです。
つまり世界最先端IT企業は、整理整頓することによって売上がアップするので、あなた自身も整理整頓することで自分のスキルやキャリアアップを図っていきましょう。
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