【Excel正しい使い方と概念】どんな場面で役立つ?【初心者は家計簿】

Excelの使い方を知りたいですか？

多くの人は Excel の使い方を間違っています。というのもExcelのマニアックな使い方をしても役立つ場面は約2割しかないからです。

言い換えると基本的な Excel の使い方をマスターすれば、約8割の場面で効果的な使い方ができます。

Excel の正しい使い方の概念をご紹介！

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【Excelの正しい使い方と概念】

Excel の使い方を徹底的に説明します。そもそもExcelの使い方を勘違いしている人が大半です。この記事を読んでる人は、

学生なのか
社会人なのか

読む人にとってExcelの使い方は異なるかもしれません。しかしビジネスで使うようなマニアックな使い方をする場面というのは、そこまで多くありません。なぜならばビジネスで情報を分析する場合は、その情報が正確なものである必要があるからです。例えば

100人にアンケートを取った情報よりも、
100万人にアンケートを取った情報

を分析したほうが、正確性が高いと一般的には考えられます。なぜならばアンケートをとった人がどんな属性の人なのかによって結果が左右され、分母が小さいと偏りがでる可能性があるからです。したがってビジネスで情報を分析する場合はその情報収集に

お金と
時間

をかけなければ、大した分析結果は出てこないと言ってもいいでしょう。しかし一概に

お金と
時間

をかければ効果的な分析結果が出るとも言えません。なぜならば、

どのような問題を解決するのか、
どんな方法で解決するのか、

など、事前に策を練った上で情報収集に取り掛からなければ、効果的な分析結果は出ないと考えられるからです。つまり、

ゴールを定めた上で
目的を見据えて

情報収集をしなければいけないのであって、ただ単に

金と
労力

をかけるだけでは不十分であるということです。

ここまでビジネスで情報分析する場合について説明しましたが、

正確な
的を得た

情報収集に労力がかかるのであって、情報を分析するのにはさほど労力がかからないということがおわかりいただけたでしょうか？その情報を分析する際にExcelを使用しますが、そんな Excel の使い方はマニアックであり、Excelを使いこなせたとしても他者と差をつけることができるとはなかなか言い難いです。そこで実際問題、Excelの使い方という点について考えた場合に、基本的な使い方さえマスターすれば実生活でものすごく役立つツールであるということを理解する必要があります。

ここまでの話をまとめると、適切な情報収集を労力を費やして行ってて、その結果得た情報を分析するのは基本的なExcelの使い方で十分であり、Excelのマニアックな使い方は不要ですよということです。

基本的な使い方をマスターし、次のステップに進みたい方はこちらの書籍をご覧ください。

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この本は、全くの初心者ではなく、ある程度Excelを使える人が中級者になるまでのスキルを習得することができるでしょう。

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【Excelの正しい使い方と概念】どんな場面で役に立つのか？

ここまでExcelの正しい使い方と概念を説明してきましたが、Excelは具体的にどんな場面で役立つのかを説明します。

例えば私にとって（他の人にとっても、）最高にExcelが役立つ場面は、

Amazon
楽天
価格.com
メルカリ
ヤフオク
PayPayモール

等のサイトで買い物をする際です。インターネットで検索をすると商品価格を瞬時に閲覧することができ、様々な会社の商品価格を簡単に比べることができます。しかし比べる項目が多岐にわたって分散しているので、その情報を Excel で整理した上で価格を比較することによって、

どの会社で扱っている商品が最も安いのか、
また自分にとって本当に相応しい商品なのか、

という点が明確になります。例えばA社では

商品が安いが、
送料がものすごく割高

に設定されていたとします。

一方でB社を見てみると、

商品はA社よりも高いが
送料が安い

ので、トータルでみた場合に B 社のほうが合計金額が安く済むということが判明した、等という場面において、Excelが役に立つのです。もちろん、

A 社と
B 社

の2社だけで比較するのであれば大した労力は必要ないので、Excelも不要かもしれません。しかしこれが7社、10社となってくれば比較する労力は増していきます。さらに比較項目が

商品価格と
送料

という2点だけではなく、

割引価格や
ポイント付与の割合、
またキャンペーン適用の有無
クレジットカード決済の使用可否
商品発送可能時期

などと複数項目においても比較するとなれば、紙とペンを使う比較の仕方では、なかなか適切に比較することができないはずです。またそれだけではなく、さらに購入した後のメンテナンス費用などの項目も入るならば、絶対に手動では比較することは不可能と言えるでしょう。（例えばその場合は、各項目の優先順位を付けて重み付けをし、得点化した上で比較したりする必要があるため、その比較作業はかなり複雑になります。）そこで役に立つのがExcelです。 Excel を使えば複数項目にわたって表で整理することにより、自分にとって最も割安に購入することができるという商品をより早く見つけ出すことが可能になるのです。

ここまでの説明でビジネスで Excel を使うよりも、日常生活、例えばショッピングなどで比較する際にExcelが役立つということがおわかりいただけたかと思います。しかし初心者にとって最初にぶち当たるのが、関数の使い方です。関数というのは Excel で特定の数式を入力することにより様々な計算をしてくれるというツールです。前述の多岐にわたる項目を比較する際に、関数を使うことによってさらに複雑な比較を行うことができます。しかしながら、関数を必ず使わなければいけないかと言うと、そうでもありません。Excelで基本的な

足し算や
掛け算

等の計算さえできれば、何か分析する際に8割程度は実行することができると言ってもいいでしょう。あと2割を効率的に行いたければ、Excelの関数を使うことにより効果的な分析を行うことができるなります。

真っ先に知っておきたいExcelの6大関数をマスターしたい方は、こちらの書籍が分かりやすく説明されているのでおすすめです。

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Excelの6大関数というのは、以下の6つの関数であり、この6つをマスターすることによって、Excelを使った大抵の分析作業をこなすことが可能になります。

条件によって答えを変える　～IF関数

今月の売上いくらだった？　～SUM関数

今、リストに何件分のデータがある？　～COUNTA関数

売上を担当者別に分けて計算したい　～SUMIF関数

出席者リスト、何人に「○」がついてる？　～COUNTIF関数

商品名を入れたら自動的に値段も入るようにできない？　～VLOOKUP関数

出典

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しかしさらにマニアックな話をすれば、VBA と言って関数をさらにパワーアップさせた処理で情報分析することもできます。しかし VBA を使いこなせるようになるには膨大な時間はかかるし、 VBA を使わなければ分析することができない情報処理というのは、日常生活ではさほどないと言ってもいいかもしれません。そんなことよりも基本的な計算をExcelでできるようになりさえすれば、手動で紙とペンで分析していた情報の何百倍も、効果的に情報を比較することができるようになるでしょう。多くの人はExcelをどう使うかと考えたときに、操作方法ばかりに気を取られがちです。そのためビジネスでしか使わないようなVBA等のマニアックな操作方法ばかり時間かけて勉強してしまうので、Excelを使いこなす前につまずいてしまうのです。そうではなく日常生活で頻繁に使うような簡単な四則演算のような分析方法を用いて、Excelを使いこなせるようになりましょう。最近は Excel の機能である「クイック分析」などにより、統計の分析をワンクリックで行いグラフ化することができるようになってきています。これは Excel のバージョンが最新版になるにつれて、Excelの開発元であるマイクロソフト社が頑張って情報処理をしやすくしてくれているからです。この文明の利器を使わない手はないです。

【Excelの正しい使い方と概念】どんな場面で役に立つのか？【初心者は家計簿から始めよう】

もしあなたがExcelを日常生活で使っていないのであれば、今すぐ身近なもので分析を始めてみるのが良いでしょう。私がオススメするのは家計簿を作ることから始めてみることです。家計簿というのは例えば、

毎月どのくらいのお金を使っているのか
またどのくらいの収入が入ってきているのか

などをExcelで管理してみるのです。何度も繰り返し数字を入力することにより、 Excel の操作に慣れてくるはずです。しかし注意するべきなのは、家計簿管理をExcelでやるのはかなり効率が悪いということを先に言っておきましょう。なぜならばマネーフォワードなどの家計簿管理ツールを使った方が、よっぽど楽に質の高い正確な家計簿を作成することができるからです。私が言ったのは単にExcelに慣れるために家計簿をつけてみたらどうかという話であり、実際に本気で家計簿をつけるのであれば、それ専用のソフトにお任せした方がよっぽど効率的に管理することができます。 Excel をどんな場面に使うのかと言うと、私はものすごくかけられた場面で、短期間において使うことが多いです。例えば買い物をする時に何らかのコストを計算する際に、Excelを1時間などの短時間に限って使用するということです。言い換えると Excel は何十時間も操作するべきではありません。そうではなく、短時間で自分にとって何らかの分析の手がかりとなる情報を整理して、それ以上を操作してしまうと Excel を使ってる時間が無駄であるというボーダーラインを超えたらすぐに Excel を使用するのやめるべきなのです。Excelを使いこなすということは、