【ロボフォーム】アイテムを「共有・送信」する方法【緊急アクセス】
ロボフォームの使い方ロボフォームの使い方
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ロボフォームでアイテムを「共有・送信」する方法や、緊急アクセスの使い方を知りたいですか？
ロボフォームでは、家族や友人等とアイテムを安全に共有できます。
また、重度の身体障害状態や死亡時に備え、緊急アクセスの設定方法も紹介します。
効率的な情報共有術を学びたい人は必見です。
アイテムを「共有・送信」する方法
ロボフォーム内のアイテムを、他のユーザーと「共有・送信」する方法を説明します。
ロボフォームの共有・送信機能を使用すると、ロボフォームデータ（アイテムまたはフォルダ）を他のユーザーと安全に共有できます。
共有と送信では、公開パスワードと秘密鍵が暗号化されて使用されます。これは、マスターパスワードを共有したり、機密データを電子メールで送信したりするリスクを払拭するために行なわれるものです。
共有を送信した時に、受信者がロボフォームアカウントを持っていない場合、受信者は無料のロボフォームアカウントを作成する方法を記載したメールを受け取ります。
ロボフォームアカウントを作成する方法が記載されたメール
アイテムを共有する
ロボフォームのアイテムを共有する方法を説明します。
ロボフォームのデータの共有を例えるなら、Googleドキュメントを共有するようなものです。共有されたデータは、どんな変更であれ瞬時に更新されます（例えば、メールアドレスやパスワードの変更など）。また、共有データへのアクセス権はいつでも取り消すことができます。送信者は複数の受信者を選択することができます。
個々のロボフォームアイテムを共有する方法
個々のロボフォームアイテムを共有する方法を説明します。
- ロボフォームアドオン、ロボフォーム編集、またはロボフォームタスクバーでアイテムを右クリックします。
- 「共有」を選択します。
- ロボフォーム共有ウィンドウが開きます。
ロボフォーム共有ウィンドウ
- 受信者は、名前と電子メールとともにアクセス権を持つユーザーの下に表示されます。
- 受信者がリクエストを受信して受け入れた場合、名前と電子メールがアクセス権を持つ人（鈴木 太郎など）の下にリストされます。
- 受信者がリクエストを受信していない場合、受信者のステータスは「未受信」になります。
受信者のステータスが「未受信」
- リクエストを拒否すると、そのユーザーの名前は「アクセス権保持者」から削除されます。
- 共有データを取り消すには、受信者の右端にあるXをクリックします。別のダイアログがポップアップして、このユーザーへのアクセスを取り消すかどうかを確認します。
フォルダを共有する
共有フォルダ含む複数のロボフォームアイテムは Googleドライブ内の共有フォルダに似ています。共有アイテムへのアクセスはいつでも取り消すことができます。送信者は複数の受信者を選択できます。
注：ロボフォーム エブリウェアのユーザーは、1つの共有フォルダのみを作成できます。ロボフォーム for Business のユーザーは、複数の共有フォルダを作成できます。
共有フォルダを作成する方法
- ロボフォーム 編集を開きます。
-
共有フォルダを作成する
- 共有フォルダの作成ダイアログが開きます
共有フォルダに名前を付ける
- 作成をクリックします。
- 作成した共有フォルダがナビゲーションウィンドウに表示されます。
ロボフォームアイテムを共有フォルダに追加する方法
- アイテムをコピーして共有フォルダに貼り付けます。
- アイテムを共有フォルダにドラッグアンドドロップします。
- アイテムを右クリックして、[ 移動]を選択します。新しいダイアログが開き、共有フォルダを選択します。
共有フォルダの使用方法
- ナビゲーションウィンドウの共有フォルダを右クリックして、「共有」を選択します。
- ロボフォームの共有設定ウィンドウが開きます。
-
ロボフォーム共有フォルダの設定
- 受信者がロボフォームを持っていない場合、無料のロボフォームアカウントを作成する方法についてのメールが送信されます。
役割または権限レベルを選択します。許可レベルについては、以下で詳しく説明します。追加を選択します。
許可レベルの設定
- 受信者がリクエストを受信して承諾した場合、名前とメールは「アクセス権があるユーザー」の下に表示されます。
- 受信者がリクエストを受信していない場合、受信者のステータスは「未受信」になります。
- リクエストを拒否すると、そのユーザーの名前はアクセス権保持者から削除されます。
共有データを取り消すには、受信者の右端にあるXをクリックします。別のダイアログがポップアップして、このユーザーへのアクセスを取り消すかどうかを確認します。
送信者は、受信者に対して3つの異なる許可レベルのいずれかを選択できます。
- ログインのみ：受信者は、共有フォルダ内のロボフォームアイテムを編集・共有することはできません。ログインは、Webサイト、アプリケーション、およびモバイルアプリへのログインにのみ使用できます。パスワードは編集で表示できません。アイデンティティとメモは編集で表示できます。
- 読み書き：受信者は共有フォルダ内のロボフォームアイテムを表示・編集することができます。変更は、他の受信者・送信者に反映されます。
- フルコントロール：所有者向け。すべてのアイテムを表示・編集できることに加えて、受信者への許可レベルを調整したり、他の受信者（元の送信者を含む）を追加または削除したりできます。
アイテムを送信する
ロボフォームのデータの送信は、電子メールを送信することと似ています。ロボフォームデータは1回送信され、変更は受信者に更新されず（パスワードの変更など）、送信されたデータへのアクセスを取り消すことはできません。アイテムを複数の受信者に送信できます。
個々のロボフォームアイテムを送信する方法
- ロボフォームアドオン、ロボフォーム編集、またはロボフォームタスクバーでアイテムを右クリックします。
- 「送信」を選択します。
送信先のメールアドレスを入力する
- 送信を押します。
- データがメール送信されたことを示す通知が表示されます。
-
メール送信完了通知
「緊急アクセス」の使い方
自身が重度の身体障害状態に陥ったり、死亡したなどの緊急事態に陥った場合、家族や従業員など信頼できる人が、ロボフォーム内の重要なデータにアクセスできるようにしておくことも重要です。ここでいう重要なデータとは、例えば金融機関情報や医療データなどです。ロボフォームの緊急アクセスを使うことで緊急時に備えてアクセス可能な連絡先メンバーに、事前アクセス権を承認しておくことができます。ロボフォームのデータにアクセスするには、一定期間内に手続きを行う必要があります。
緊急アクセスでは、共有や送信機能と同様に、公開鍵と秘密鍵の暗号化がされます。これにより、マスターパスワードなしで受信者（アクセス権を承認された人）が安全にアクセスできます。
緊急アクセスとその設定を開くには、画面右下の（Windowsの日付と時刻の近くにある）タスクバー内のロボフォームタスクバーアイコンで緊急アクセスを選択します。
緊急事態への準備を確実にするために、できるだけ早く緊急アクセスを設定しておくことをおすすめします。以下に、緊急アクセスの設定について説明します。
「緊急アクセス」を設定する方法
緊急アクセスを設定する方法を説明します。
- アクセス権を付与するには、ロボフォームタスクバーアイコンで緊急アクセスを開きます。
-
緊急アクセスを設定する
緊急アクセスのタイムアウト期間
- 電子メールが受信者に送信されます。
- 受信者のメールアドレスに登録済みのロボフォームアカウント（無料またはエブリウェア）がある場合、受信者は保留中の招待の通知をメールで受け取ります。
- 送信されたメールアドレスに登録済みのロボフォームアカウントがない場合、受信者は無料のロボフォームアカウントを作成する方法を記載したメールを受け取ります。
- 緊急連絡先への招待の受信者は、緊急のアクセスを承諾するか辞退するかを決めることができます。
緊急連絡先へ招待した受信者のステータス
- 招待済みとは、受信者が緊急連絡先の招待に応答していないことを意味します。
- 承認済みとは、受信者が招待を承認したことを意味します。
- 拒否とは、受信者が招待を拒否したことを意味します。
- 招待された緊急連絡先が招待を承諾または辞退した場合、緊急アクセスの付与者にメールや緊急アクセスの通知がされます。
- 承諾した受信者 – 現在の緊急連絡先 – が緊急アクセスを使用できるようになりました。以下の使用方法をお読みください。
「緊急アクセス」の使用方法
緊急アクセスの使用方法を説明します。
- ロボフォームタスクバーアイコンで緊急アクセスを開きます。
- [ 緊急連絡先 ]には、付与者のロボフォーム データ へのアクセスをリクエストするオプションがあります。
緊急アクセスに追加すると、メンバーのリストが記載される
- アクセスが許可されたり、タイムアウト期間が終了した後、緊急連絡先は緊急アクセスでタブに移動することができ、緊急連絡先を表示できます。
- データを取得を選択します。
- 付与者のロボフォームデータを緊急アクセスから確認できます。個々の[ ダウンロード]ボタンまたは下部の[ すべてダウンロード ]ボタンを選択することにより、緊急連絡先のロボフォームにデータをダウンロードできます。
-
緊急連絡先のロボフォームにデータをダウンロード
画像出典
- 付与者は、いつでもアクセスを取り消すことができます。
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